Privatlivspolitik

Behandling af personoplysninger om medlemmer, samarbejdspartnere, leverandører mv.

1. Indledning

Som et led i Fondenes Videncenters, herefter foreningen, daglige drift indhenter og opbevarer foreningen en række personoplysninger om medlemmer, samarbejdspartnere, leverandører, kunder/brugere mv. Dette sker både i forbindelse med foreningens håndtering af medlemskaber, henvendelser vedrørende vo- res services og tjenester, i forbindelse med indkøb af varer eller ydelser til foreningen, ved afholdelse af arrangementer samt i forbindelse med samarbejder mellem eksterne parter og foreningen.

Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerheds- krav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplys- ninger, som en registreret person ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at be- handle.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes foreningen som dataansvarlig for de personop- lysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:

Fondenes Videnscenter Christians Brygge 28, 1. 1559 København V CVR.nr: 39192292

Kontaktperson ved henvendelser vedrørende foreningens behandling af personoplysninger: Line Skinnerup Karlsson, Administrativ Assistent
E-mail: info@fondenesvidenscenter.dk

2. Behandling af personoplysninger

Når du retter henvendelse til os, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan be- handle din henvendelse.

Hvis vi indgår en aftale med dig eller din organisation/virksomhed, behandler vi de personoplysninger, som er nødvendige for, at vi kan levere den aftalte ydelse. Typisk vil det være nødvendigt at behandle dine kon- taktoplysninger, herunder navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, titel og organisatoriske tilknyt- ning.

Der registreres aldrig følsomme personoplysninger om medlemmer i form af oplysninger om race, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger mv.

Vi indhenter ovennævnte oplysninger direkte fra dig i forbindelse med, at der indgås en aftale eller en sagsbehandling. Hvis du tidligere har været kunde/bruger hos os, og du bestiller en ny ydelse eller indgår i en ny sagsbehandling, bruger vi dog de oplysninger, der allerede er registreret om dig. Det tjekkes dog al- tid, om oplysningerne fortsat er korrekte.

Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne administrere, sagsbehandle og faktu- rere i henhold til de vilkår, der aftales med den enkelte kunde/bruger. Det retlige grundlag for vores be- handling er derfor persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b). I nogle tilfælde benytter vi også personda- taforordningens artikel 6, stk. 1 (f) som grundlag for at behandle personoplysninger, hvis vi vurderer, at vi har en legitim interesse heri, som ikke overstiges af den registreredes interesser og frihedsrettigheder. Derudover benytter vi ligeledes samtykke i henhold til persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (a) som retligt grundlag ved brug af vores tjenester herunder modtagelse af nyhedsbreve samt brug af vores hjem- meside.

3. Opbevaringsperiode

Foreningen opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt og til opfyldelse af de formål, hvortil de er indsamlet.

Medlemmer, samarbejdspartnere og leverandørers personoplysninger opbevares så længe, at der fortsat består et medlemskab/samarbejde.

Når du retter henvendelse til os, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan be- handle din henvendelse.

Efter afslutningen af medlemskabet eller samarbejdet opbevares personoplysningerne så længe, det er nødvendigt for at kunne dokumentere aftaler og korrespondance i sager af hensyn til opfyldelse af det retskrav, som virksomheden har. Denne er oftest på 5 år fra sidste interaktion, i det det er i tråd med en almindelig forældelsesfrist.

Alt bogføringsmateriale opbevares desuden altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor bogføringen er sket, af hensyn til overholdelse af bogføringsloven.

4. Videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med afholdelse af arrangementer, drift af netværk og vidensdeling blandt medlemmer og samarbejdspartnere kan foreningen videregive dine oplysninger til eksterne oplægsholdere, samarbejds- partnere deltagere og medlemmer.

Ligeledes kan foreningen videregive dine oplysninger til foreningens revisorer og advokater ved brug for revisionsmæssig eller juridisk bistand til løsning af konkrete opgaver, hvor de pågældende personoplysnin- ger er involveret.

Derudover videregiver foreningen ikke dine personoplysninger til andre, medmindre vi har en retlig forplig- telse hertil.

5. Sikkerhedsforanstaltninger

Virksomheden har truffet en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at person- oplysninger tabes, forringes eller uberettiget videregives til andre.

Vi gemmer alle personoplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om personoplysninger håndteres forsvarligt. Der tages back-up dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls.

Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler uden for almindelig arbejdstid, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektroniske data. Foreningen har desuden pålagt samtlige medarbejdere tavshedspligt i forbindelse med de personoplysninger, de får kendskab til under deres virke.

6. Registreredes rettigheder

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger foreningen behandler om medlemmer, samarbejds- partnere, leverandører, kunder/brugere mv., idet vi er forpligtede til at oplyse dig herom. Du har ret til at anmode os om at få yderligere indsigt i dine personoplysninger samt til at få dem udleveret.

Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at an- mode om at få rettet oplysningerne.

Foreningen er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi nor- malt sletter dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et an- det grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine per- sonoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.

Du har også i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysnin- ger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Ud over dette har du altid mulighed for at klage til Datatilsynet over foreningens behandling og opbevaring af dine personoplys- ninger. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk. Du kan ligeledes af Datatilsynets hjemmeside læse mere om regler for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder.

EKSTERN PERSONDATAPOLITIK

Orientering om behandling af personoplysninger om ansøgere til stillinger hos Fondenes Videnscenter

1. Indledning

Fondenes Videnscenter (herefter ”foreningen”) værner om dine personoplysninger, og vi er meget op- mærksomme på behovet for hensigtsmæssig beskyttelse og forsvarlig behandling af de personoplysninger, vi modtager fra dig.

I det følgende kan du læse vores politik for behandling af de personoplysninger, du afgiver, når du sender 1) en uopfordret ansøgning, 2) en opfordret ansøgning, eller 3) indgår i en rekrutteringsproces med henblik på at foreningen kan vurdere, om du er egnet til stillingen.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes foreningen som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:

Fondenes Videnscenter
Kontaktperson: Line Skinnerup Karlsson, Administrativ Assistent
E-mail: info@fondenesvidenscenter.dk
Telefonnummer: 31 67 99 07

2. Behandling af dine personoplysninger i rekrutteringsøjemed

Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerheds- krav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplys- ninger, som en ansøger ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.

Når du sender en ansøgning til os og/eller indgår i en rekrutteringsforløb, forudsætter det, at du afgiver visse personoplysninger. Disse oplysninger indhentes for at kunne vurdere, om du er egnet til den pågæl- dende stilling. Grundlaget for behandlingen er derfor at kunne gennemføre foranstaltninger, der træffes på din foranledning, forud for indgåelsen af en kontrakt.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os flere personoplysninger, end hvad der er nødvendigt for, at vi kan vurdere, om du er egnet til at varetage det job, ansøgningen drejer sig om. Vi har eksempelvis ikke brug for at modtage dit cpr. nr. for at kunne foretage denne vurdering.

2.1 Behandling af personoplysninger ved modtagelse af opfordrede jobansøgninger
Hvis du sender en ansøgning til et konkret jobopslag, behandler vi de personoplysninger, der modtages i ansøgningen og de tilknyttede bilag. Dette udgør typisk dine kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifika- tioner, erfaringer, motivation for ansøgningen samt dine personlige og faglige egenskaber.

Når vi modtager en opfordret ansøgning, sender vi dig en bekræftelsesmail, hvilket er din sikkerhed for, at vi har modtaget ansøgningen.

Din ansøgning og de tilknyttede bilag vil blive behandlet og opbevaret under rekrutteringsforløbet, hvoref- ter de vil blive slettet, medmindre du samtykker i, at vi opbevarer dokumenterne/oplysningerne i længere tid. Et rekrutteringsforløb vil maksimalt vare 6 måneder.

Hvis du modtager et afslag fra os, og vi efterfølgende ønsker at gemme din ansøgning og de tilknyttede bi- lag, indhenter vi et særskilt samtykke hos dig til at opbevare ansøgningen og bilag i yderligere 6 måneder.

2.2 Behandling af personoplysninger ved modtagelse af uopfordrede jobansøgninger
Hvis du sender en uopfordret ansøgning til os, behandler vi ligeledes de personoplysninger, som fremgår af ansøgningen og de tilknyttede bilag. Som ved de opfordrede ansøgninger vil dette typisk udgøre dine kon- taktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen samt dine person- lige og faglige egenskaber.

Vi sender dig altid en bekræftelsesmail, når vi har modtaget ansøgningen.

Vi opbevarer altid uopfordrede ansøgninger med bilag i 6 måneder efter modtagelsen. Herefter vil doku- menterne/oplysningerne blive slettet, medmindre vi har indhentet et samtykke til en længere opbeva- ringsperiode fra dig.

Hvis det er relevant, vil vi indkalde dig til en samtale for at drøfte din ansøgning nærmere med dig. Alterna- tivt vil du ved modtagelsen af ansøgningen blive oplyst om, at der ikke er nogle ledige stillinger pt., som matcher dine ønsker, men at vi vil vende tilbage inden for en periode på 6 måneder, hvis det bliver aktuelt.

2.3 Meddelelse om afslag til ansøgere
Afslag på ansøgninger vil ske pr. mail eller telefonisk, og du vel heri blive oplyst om baggrunden for afsla- get. Hvis vi ønsker at opbevare ansøgningen, selvom der er meddelt afslag, vil du blive bedt om at sam- tykke heri.

2.4 Personlighedstest
Hvis du indkaldes til en samtale, vil vi i nogle tilfælde bede dig gennemføre en personlighedstest. Dette sker med henblik på at vurdere din faglige kunnen og personlige profil i forhold til stillingsindholdet. Du vil altid blive bedt om at samtykke i deltagelsen, før du præsenteres for testen. Vi benytter en ekstern leve- randør til at gennemføre testen, og vi har indgået en databehandleraftale med denne leverandør, som sik- rer, at dine personoplysninger behandles forsvarligt og i henhold til den gældende lovgivning. Resultatet af testen vil blive slettet, når rekrutteringsforløbet er ovre, medmindre du efterfølgende opnår ansættelse hos os eller giver samtykke til længere opbevaring.

2.5 Referencer
Referencer vil blive indhentet i det omfang, de findes nødvendigt i rekrutteringsprocessen og kun, hvis du har været til en jobsamtale hos os. Du vil altid blive bedt om at samtykke i, at vi indhenter referencer hos tidligere arbejdsgivere, herunder oplysninger om tidligere stillingsindhold, håndtering af arbejdsopgaver- og ansvar samt samarbejdsevner. Referencerne vil blive slettet sammen med ansøgningen efter endt rekrutteringsproces, medmindre du bliver ansat eller giver samtykke til, at de gemmes i yderligere 6 måne- der.

2.6 Straffeoplysninger
Straffeattest vil kun blive indhentet for ansøgere, som vi har ansat eller forventer at ansætte, og kun i de situationer hvor vi vurderer, at det er sagligt og proportionelt i forhold til stillingens indhold. Dette gælder særligt i forhold til ansøgere til stillinger, som medfører ansvar for særlige funktioner og/eller særlige sam- arbejdspartnere. Straffeattester indhentes altid efter samtykke fra dig.

Der indhentes alene straffeattester, hvis du er blevet tilbudt en stilling hos foreningen. Hvis din ansættelse bliver annulleret som følge af forhold på straffeattesten, vil straffeattesten blive slettet igen.

2.7 Helbredsoplysninger
I visse tilfælde kan det være nødvendigt og også obligatorisk for dig at oplyse helbredsoplysninger, der ka- rakteriseres som en følsom personoplysning. Dette gælder, hvis du har en sygdom, som påvirker din ar- bejdsevne/funktionsdygtighed i forhold til den pågældende stilling. Disse oplysninger vil alene blive regi- streret, hvis der gives samtykke hertil, eller hvis oplysningerne falder inden for helbredsoplysningslovens §2, og du således er forpligtet til at oplyse dem til os. Hvis du ikke opnår en ansættelse ved os, vil helbreds- oplysningerne blive slettet igen sammen med ansøgningen og bilagene hertil.

2.8 Efterfølgende ansættelse
Alle afgivne personoplysninger fra rekrutteringsprocessen vil blive opbevaret under ansættelsesforholdet, hvis du efterfølgende ansættes hos os.

3. Videregivelse af dine personoplysninger

Fondenes Videnscenter videregiver ikke de personoplysninger, du afgiver i din ansøgning og tilhørende bi- lag samt i forbindelse med en rekrutteringsproces, til tredjemand, medmindre vi har en retlig forpligtelse hertil.

4. Brug af databehandlere

Dine personoplysninger anvendes alene af foreningen og til ovennævnte formål.

De databehandlere, vi benytter, håndterer alene personoplysninger efter instruks fra os og således også kun til de specifikke formål, vi har fastlagt. Databehandlerne er desuden underlagt en række sikkerheds- krav, og de personoplysninger, vi giver vores databehandlere adgang til, behandles derfor altid fortroligt.

5. Sikkerhed omkring dine personoplysninger

Foreningen behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisa- toriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges el- ler i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Der tages back-up dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls. Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, her- under blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler udenfor almindelig arbejdstid, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektronisk data.

6. Dine rettigheder

De databehandlere, vi benytter, håndterer alene personoplysninger efter instruks fra os og således også kun til de specifikke formål, vi har fastlagt. Databehandlerne er desuden underlagt en række sikkerheds- krav, og de personoplysninger, vi giver vores databehandlere adgang til, behandles derfor altid fortroligt.

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad grundlaget er herfor, og hvor længe de opbevares, idet vi har pligt til at informere dig herom. Hvis du har spørgsmål hertil eller øn- sker yderligere oplysninger eller indsigt i vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkom- men til at kontakte os.

Du har desuden ret til at få udleveret dine personoplysninger på et læsbart medie samt ret til at få rettet ukorrekte eller vildledende personoplysninger, som er registreret om dig hos os. Du har endvidere i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, herunder anmode os om at begrænse behandlingen af eller slette dine personoplysninger.

Hvis du har givet os dit samtykke til at behandle dine personoplysninger, f.eks. ved at samtykke i, at vi op- bevarer dem i en længere periode end 6 måneder, skal du være opmærksom på, at du altid kan tilbage- kalde dit samtykke overfor os. Dette gør du ved at rette henvendelse på nedenstående mailadresse.

Når vi modtager en anmodning om indsigt, udlevering, begrænsning, sletningen eller tilretning af dine per- sonoplysninger, vil vi tage stilling til, om og i hvilket omfang anmodningen kan imødekommes. Vi vil heref- ter meddele dig vores svar på anmodningen hurtigst muligt og senest inden for 30 dage.

Hvis du ønsker at udnytte disse rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Du kan rette hen- vendelse til os ved at skrive til Line Skinnerup Karlsson på e-mail info@fondenesvidenscenter.dk.

Ud over ovenstående har du også altid mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine per- sonoplysninger. Du kan læse mere om reglerne for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder på www.datatilsynet.dk.

Cookiepolitik